Eliminar datos duplicados en Excel (versiones anteriores a Excel 2010)

Ya vimos en nuestro anterior artículo cómo podemos identificar los datos duplicados en una lista de Excel. Puede que nos interese eliminar esos datos. Para ello lo más fácil es ordenar y eliminar, de la siguiente forma. Para Excel 2010 ya existe función que quita los valores duplicados directamente y que explicaremos en un artículo posterior.

La hoja que habíamos obtenido aplicando la fórmula
=SI(CONTAR.SI(A$2:A3;A3)>1;"Duplicado";"") es la que se muestra a continuación:

Si ordenamos en función de la columna B, ya tenemos todos los duplicados juntos al final (o principio, según el criterio de ordenación) de los datos. Marcaríamos las filas duplicadas y las eliminamos. Ya tenemos los datos sin duplicidades.



Hay muchas posibilidades de marcar las filas duplicadas. Con la fórmula
=CONTAR.SI(A$2:A2;A3) estamos indicando al lado de cada nombre cuantas veces a aparecido anteriormente en la lista.

En nuestro ejemplo obtenemos el siguiente resultado:

La diferencia es que nos indica las veces que ha aparecido cada nombre anteriormente. La solución es la misma que antes: ordenamos, señalamos las filas y eliminamos.

Comprobar si hay datos duplicados

En ocasiones tenemos listas en Excel y queremos comprobar si hay repeticiones. Si la lista es pequeña se comprueba fácilmente a simple vista, pero en ocasiones son listas muy largas y es imposible hacer tal comprobación.

Una manera que yo usaba para comprobar si en una lista hay duplicados era ordenar la lista (que podía estar en una columna) y posteriormente indicar una condicional según la cual SI(A2=A1;"Duplicado";"").
Según esta fórmula comprobaba si el dato era igual que el de la fila anterior y en caso de ser así me lo indica con el tecto "Duplicado". En caso contrario me deja la celda en blanco. Como previamente hemos ordenado todos los datos, en caso de haber datos duplicados, necesariamente se encontraran en filas sucesivas.

Sin embargo hay una forma mucho más sencilla de hacer la comprobación de datos duplicados y que, además, no requiere ordenar los datos. Es la siguiente:

Imaginémonos que tenemos la siguiente lista de nombres, donde deseamos comprobar si hay duplicidades:

Supongamos que en la celda B2 queremos saber si el nombre de la fila 2 (Juan) se repite en la lista de nombres. Pondríamos la fórmula =CONTAR.SI(A:A;"Juan").

¿Con eso qué conseguimos?

Que nos cuente las veces que aparece el nombre "Juan" en la lista y nos lo indica en la celda B2. En este caso 1, lo que significa que no está duplicado.

Para mejorar la fórmula pondremos  =CONTAR.SI(A:A;A2). Esto  nos permite no tener que escribir el nombre y arrastrar la fórmula hacia abajo.

Ahora tratemos de mejorar la forma de indicar las duplicidades. Supongamos que en lugar de aparecer al lado de los nombres el número con las apariciones del mismo en la lista, queremos que aparezca si está duplicado o no.

Para ello usaremos la fórmula condicional.

=SI(CONTAR.SI(A:A;A2)>1;"Duplicado";"")

Con esta fórmula condicional al lado de cada nombre aparecerá el texto "Duplicado" si el nombre aparece más de una vez en la lista y en caso contrario el contenido de la celda estará en blanco.

Claro que puede ser más interesante que a los nombres les aparezca "Duplicado" cada vez que salga a partir de la segunda vez. Es decir, la primera vez que aparezca el nombre no salga la etiqueta de "Duplicado" y cuando salga por segunda vez ya nos indique "Duplicado".

Eso lo conseguimos de la siguiente forma, después de colocarnos por ejemplo en la celda B3
=SI(CONTAR.SI(A$2:A3;A3)>1;"Duplicado";"")

¿Qué le indicamos con esa fórmula? Pues que cuente las veces que el nombre de la fila en cuestión aparece en el rango desde el primer nombre hasta el nombre de esa fila. (Al fijar la fila del inicio del rango A$2) y si aparece más de una vez indica que está "Duplicado".

Otras teclas de función útiles en Excel

ALT	Muestra los KeyTips (nuevos métodos abreviados) en la cinta de opciones. Por ejemplo, ALT, W, P cambia la hoja de cálculo a la vista Diseño de página. ALT, W, L cambia la hoja de cálculo a la vista Normal. ALT, W, I cambia la hoja de cálculo a la Vista previa de salto de página.
TECLAS DE DIRECCIÓN	Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha. CTRL+TECLA DE DIRECCIÓN va hasta el extremo de la región de datos en una hoja de cálculo. MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN extiende en una celda la selección de celdas. CTRL+MAYÚS+TECLA DE DIRECCIÓN extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda está en blanco, extiende la selección a la siguiente celda que no esté en blanco. FLECHA IZQUIERDA o FLECHA DERECHA selecciona la ficha de la izquierda o de la derecha cuando la cinta de opciones está seleccionada. Cuando un submenú está abierto o seleccionado, estas teclas de dirección alternan entre el menú principal y el submenú. Cuando una ficha de la cinta está seleccionada, estas teclas permiten desplazarse por los botones de ficha. FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO selecciona el siguiente comando o el anterior cuando hay abierto un menú o un submenú. Cuando una ficha de la cinta de opciones está seleccionada, estas teclas permiten desplazarse hacia arriba y hacia abajo en el grupo de fichas. En un cuadro de diálogo, las teclas de dirección permiten desplazarse entre opciones en un cuadro de lista desplegable abierto o entre algunas opciones de un grupo de opciones. FLECHA ABAJO o ALT+FLECHA ABAJO abren una lista desplegable seleccionada.
RETROCESO	Elimina un carácter a la izquierda en la barra de fórmulas. También borra el contenido de la celda activa. En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la izquierda del punto de inserción.
SUPR	Quita el contenido de la celda (datos y fórmulas) de las celdas seleccionadas sin afectar a los formatos de celda ni a los comentarios. En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la derecha del punto de inserción.
FIN	FIN activa el Modo final. En Modo final, puede presionar una tecla de flecha para moverse a la próxima celda que no esté vacía en la misma columna o fila que la celda activa. Si las celdas están vacías, al presionar FIN después de una tecla de flecha, pasará a la última celda de la fila o columna. FIN también selecciona el último comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles. CTRL+FIN permite desplazarse hasta la última celda de una hoja de cálculo, a la última fila utilizada de la última columna utilizada. Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+FIN mueve el cursor al final del texto. CTRL+MAYÚS+FIN extiende la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha). Si el cursor está en la barra de fórmulas, CTRL+MAYÚS+FIN selecciona todo el texto de la barra de fórmulas desde la posición del cursor hasta el final; esto no afecta al alto de la barra de fórmulas.
ENTRAR	Completa una entrada de celda desde la celda o desde la barra de fórmulas, y selecciona la celda situada debajo (de forma predeterminada). En un formulario de datos, va al primer campo del registro siguiente. Abre un menú seleccionado (presione F10 para activar la barra de menús) o realiza la acción de un comando seleccionado. En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción asignada al botón de comando predeterminado del cuadro de diálogo (el botón en negrita que suele ser el botón Aceptar). ALT+ENTRAR comienza una nueva línea en la misma celda. CTRL+ENTRAR rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual. MAYÚS+ENTRAR completa una entrada de celda y selecciona la celda situada por encima.
ESC	Cancela una entrada en la celda o en la barra de fórmulas. Cierra un menú o submenú, un cuadro de diálogo o una ventana de mensaje abiertos. También cierra el modo de pantalla completa cuando se ha aplicado este modo y vuelve a modo de pantalla normal para mostrar de nuevo la cinta de opciones y la barra de estado.
INICIO	Va al principio de una fila de una hoja de cálculo. Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior derecha de la ventana cuando la tecla BLOQ DESPL está activada. Selecciona el primer comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles. CTRL+INICIO va al inicio de una hoja de cálculo. CTRL+MAYÚS+INICIO amplia la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo.
AV PÁG	Baja una pantalla en una hoja de cálculo. ALT+AV PÁG desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo. CTRL+AV PÁG va a la hoja siguiente de un libro. CTRL+MAYÚS+AV PÁG selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro.
RE PÁG	Sube una pantalla en una hoja de cálculo. ALT+RE PÁG desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo. CTRL+RE PÁG va a la hoja anterior de un libro. CTRL+MAYÚS+RE PÁG selecciona la hoja actual y la anterior de un libro.
BARRA ESPACIADORA	En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción del botón seleccionado, o activa o desactiva una casilla de verificación. CTRL+BARRA ESPACIADORA selecciona una columna completa de una hoja de cálculo. MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona una fila completa de una hoja de cálculo. CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona toda la hoja de cálculo. Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona la región actual. Si presiona CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA una segunda vez se selecciona la región actual y sus filas de resumen. Presionando CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA por tercera vez, se selecciona toda la hoja de cálculo. Cuando hay un objeto seleccionado, CTRL+MAYÚS+BARRA ESPACIADORA selecciona todos los objetos de una hoja de cálculo. ALT+BARRA ESPACIADORA muestra el menú Control de la ventana de Excel.
TAB	Mueve una celda a la derecha en una hoja de cálculo. Permite desplazarse entre celdas desbloqueadas en una hoja de cálculo protegida. Mueve a la opción o grupo de opciones siguientes de un cuadro de diálogo. MAYÚS+TAB permite moverse a la celda anterior de una hoja de cálculo o a la opción anterior de un cuadro de diálogo. CTRL+TAB pasa a la ficha siguiente en un cuadro de diálogo. CTRL+MAYÚS+TAB pasa a la ficha anterior en un cuadro de diálogo.

Teclas de función en Excel

F1	Muestra el panel de tareas Ayuda de Excel. CTRL+F1 muestra u oculta la cinta de opciones. ALT+F1 crea un gráfico incrustado a partir de los datos del rango actual. ALT+MAYÚS+F1 inserta una hoja de cálculo nueva.
F2	Modifica la celda activa y coloca el punto de inserción al final del contenido de la celda. También mueve el punto de inserción a la barra de fórmulas cuando la edición en una celda está desactivada. MAYÚS+F2 agrega o modifica un comentario de celda. CTRL+F2 muestra un área de vista previa de impresión en la ficha Imprimir en Vista Backstage.
F3	Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre. Solo disponible si hay nombres existentes en el libro. MAYÚS+F3 muestra el cuadro de diálogo Insertar función.
F4	Repite el último comando o acción, si es posible. Cuando se seleccione una referencia o un rango de celdas en una fórmula, F4 recorre las distintas combinaciones de referencias absolutas y relativas. CTRL+F4 cierra la ventana del libro seleccionado. ALT+F4 cierra Excel.
F5	Muestra el cuadro de diálogo Ir a. CTRL+F5 restaura el tamaño de ventana de la ventana del libro seleccionado.
F6	Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles de Zoom. En una hoja de cálculo que se ha dividido (menú Ver, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el área de la cinta. MAYÚS+F6 cambia entre la hoja de cálculo, los controles de zoom, el panel de tareas y la cinta de opciones. CTRL+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay más de una ventana del libro abierta.
F7	Muestra el cuadro de diálogo Ortografía para revisar la ortografía de la hoja de cálculo activa o del rango seleccionado. CTRL+F7 ejecuta el comando Mover en la ventana del libro cuando no está maximizada. Utilice las teclas de dirección para mover la ventana y, cuando haya acabado, presione ENTRAR o ESC para cancelar.
F8	Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Selección extendida en la línea de estado y las teclas de dirección extienden la selección. MAYÚS+F8 le permite agregar una celda o rango de celdas no adyacentes a una selección de celdas utilizando las teclas de dirección. CTRL+F8 ejecuta el comando Tamaño (en el menú Control de la ventana del libro) cuando una ventana del libro no está maximizada. ALT+F8 muestra el cuadro de diálogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro.
F9	Calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos. MAYÚS+F9 calcula la hoja de cálculo activa. CTRL+ALT+F9 calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado desde el último cálculo. CTRL+ALT+MAYÚS+F9 vuelve a comprobar fórmulas dependientes y calcula todas las celdas de todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que sea necesario calcularlas. CTRL+F9 minimiza la ventana del libro hasta convertirla en un icono.
F10	Activa o desactiva la información de los métodos abreviado de teclado (con ALT se consigue lo mismo). MAYÚS+F10 muestra el menú contextual de un elemento seleccionado. ALT+MAYÚS+F10 muestra el menú o mensaje de un botón de comprobación de errores. CTRL+F10 maximiza o restaura la ventana de libro seleccionada.
F11	Crea un gráfico a partir de los datos del rango actual en una hoja de gráfico distinta. MAYÚS+F11 inserta una hoja de cálculo nueva. ALT+F11 abre el Editor de aplicaciones de Microsoft Visual Basic, donde puede crear una macro utilizando Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
F12	Muestra el cuadro de diálogo Guardar como.

Fuente: Office

Teclas de método abreviado combinadas con CTRL

CTRL+RePág	Cambia entre las fichas de la hoja de cálculo, de izquierda a derecha.
CTRL+AvPág	Cambia entre las fichas de la hoja de cálculo, de derecha a izquierda.
CTRL+MAYÚS+(	Muestra las filas ocultas de la selección.
CTRL+MAYÚS+&	Aplica el contorno a las celdas seleccionadas.
CTRL+MAYÚS_	Quita el contorno de las celdas seleccionadas.
CTRL+ALT+G	Aplica el formato de número General.
CTRL+MAYÚS+$	Aplica el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen entre paréntesis).
CTRL+MAYÚS+%	Aplica el formato Porcentaje sin decimales.
CTRL+/	Aplica el formato numérico Científico con dos decimales.
CTRL+MAYÚS+#	Aplica el formato Fecha con el día, mes y año.
CTRL+ALT+H	Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m.
CTRL+MAYÚS+!	Aplica el formato Número con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos.
CTRL+MAYÚS+*	Selecciona el área actual alrededor de la celda activa (el área de datos delimitada por filas en blanco y columnas en blanco). En una tabla dinámica, selecciona todo el informe de tabla dinámica.
CTRL+MAYÚS+:	Inserta la hora actual.
CTRL+MAYÚS+"	Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas.
CTRL+MAYÚS+Signo más( +)	Muestra el cuadro de diálogo Insertar para insertar celdas en blanco.
CTRL+Signo menos (-)	Muestra el cuadro de diálogo Eliminar para eliminar las celdas seleccionadas.
CTRL+;	Inserta la fecha actual.
CTRL+`	Cambia entre mostrar valores de celda y mostrar fórmulas de la hoja de cálculo.
CTRL+'	Copia en la celda o en la barra de fórmulas una fórmula de la celda situada sobre la celda activa.
CTRL+1	Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.
CTRL+N	Aplica o quita el formato de negrita.
CTRL+K	Aplica o quita el formato de cursiva.
CTRL+S	Aplica o quita el formato de subrayado.
CTRL+5	Aplica o quita el formato de tachado.
CTRL+6	Cambia entre ocultar y mostrar objetos.
CTRL+8	Muestra u oculta símbolos de esquema.
CTRL+9	Oculta filas seleccionadas.
CTRL+0	Oculta columnas seleccionadas.
CTRL+E	Selecciona toda la hoja de cálculo. Si la hoja de cálculo contiene datos, CTRL+E selecciona toda la hoja de cálculo. Cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula, muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función. CTRL+MAYÚS+A inserta los paréntesis y nombres de argumento cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula.
CTRL+N	Aplica o quita el formato de negrita.
CTRL+C	Copia las celdas seleccionadas.
CTRL+J	Utiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada más arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo.
CTRL+B	Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada. MAYÚS+F5 también muestra esta ficha, mientras que MAYÚS+F4 repite la última acción de Buscar. CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.
CTRL+T	Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar seleccionada.
CTRL+K	Aplica o quita el formato de cursiva.
CTRL+ALT+K	Muestra el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para hipervínculos nuevos o el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo para hipervínculos existentes seleccionados.
CTRL+L	Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
CTRL+U	Crea un nuevo libro en blanco.
CTRL+A	Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo. CTRL+MAYÚS+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios.
CTRL+P	Muestra la ficha Imprimir en Vista Backstage de Microsoft Office. CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.
CTRL+D	Utiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda situada más a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha.
CTRL+G	Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el formato de archivo actuales.
CTRL+F	Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
CTRL+S	Aplica o quita el formato de subrayado. CTRL+MAYÚS+U cambia entre expandir y contraer de la barra de fórmulas.
CTRL+V	Inserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda. CTRL+ALT+V muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda en una hoja de cálculo o en otro programa.
CTRL+R	Cierra la ventana del libro seleccionado.
CTRL+X	Corta las celdas seleccionadas.
CTRL+Y	Repite el último comando o acción, si es posible.
CTRL+Z	Utiliza el comando Deshacer para invertir el último comando o eliminar la última entrada que escribió.

Fuente: Web Office

Borrar filas vacías en una lista de Excel

Este es un truco para borrar las filas que tienen algún campo en blanco en una lista de Excel.
Mi ejemplo lo haré un una lista que en filas tiene registros de personas y en columnas el nombre y la edad de los mismos.

Como podemos ver hay filas en blanco (fila 3, 5, 7, etc.). La lista puede tener miles de filas en blanco por lo que eliminarlas de una en una puede ser casi imposible.

¿Cómo hacer para eliminar las filas en blanco de una forma rápida?

1.- Seleccionamos la columna entera donde se encuentran las filas blancas que queremos eliminar.
En nuestro ejemplo por ejemplo la columna A.

2.- Pulsamos F5, para que se abra el cuadro de diálogo “Ir a”.

3.- Pulsamos en botón "Especial..."

Se abre un nuevo cuadro de diálogo.

4.- Seleccionamos la opción “Celdas en blanco” y pulsamos Aceptar.
En este momento sólo estarán seleccionadas las filas en vacías.

5.- Finalmente, una vez seleccionadas las celdas cuyas filas deseamos eliminar seleccionamos en la ficha Inicio, Celdas, Eliminar, Eliminar filas de hoja, o pulsando Ctrl+- y seleccionando Fila entera. Una tercera forma es pulsando el botón derecho del ratón Eliminar / Toda la fila.

6.- El resultado final es el que se ve a continuación.